INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO

Conceito: Administrar, Gerenciar ou Gerir significa planejar, organizar, liderar e controlar os recursos a serem utilizados e atividades a serem executadas, a fim de atingir objetivos pré-estabelecidos da organização.

Níveis de Administração
a) nível administrativo: preocupa-se com o estabelecimento de missões, objetivos, planejamento, organização e controle para se atingir os objetivos definidos;
alta administração ou cúpula diretiva
média administração
b) nível operacional: preocupa-se com a produção, supervisão, motivação dos empregados e execução, a fim de atingir os objetivos.

Funções desempenhadas pelos Administradores
a) Planejar: é a função do administrador de escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos, e determinar as diretrizes, projetos, programas e estratégias necessárias para atingi-los.
b) Organizar: é definir os recursos (humanos, equipamentos e materiais), estabelecer procedimentos, métodos, sistemas e padrões para a realização dos objetivos da organização.
c) Dirigir: é a função do administrador, através de sua liderança, de influenciar os empregados para alcançar os objetivos, o que requer: qualidade, estilo e poder de comunicação, motivação e disciplina.
d) Controlar: definir meios para se ter a certeza de que o desempenho planejado está sendo efetivamente atingido.


EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO

A Administração, seus conceitos e técnicas sempre foram utilizados, seja consciente ou inconscientemente, nas civilizações antigas da Babilônia, do Egito, da Assíria e da Pérsia, na Grécia, Roma, na China.

A Revolução Industrial ocorrida na Europa no século XVIII-XIX, por volta de 1700 a 1850, substituiu a produção manual pela produção mecânica e das fábricas.

Os antigos empreendedores e administradores americanos não tinham dificuldade em supervisionar pequenos grupos e obter resultados desejados com o uso do sistema essencialmente empírico, ou seja, de tentativa e erro.

No fim do século XIX, porém, com a expansão do transporte (estrada de ferro) e das comunicações (telégrafo, telefone e correios), com o desenvolvimento das fábricas mecanizadas, as organizações se tornaram maiores e ficou evidente a necessidade de se ter uma administração mais sistematizada, mais estruturada.

Administração Científica de Frederick Taylor (1856 – 1915) - EUA

As idéias de Taylor se tornaram conhecidas como o Movimento da Administração Científica, uma abordagem administrativa que defendia o aumento da produção, ao mesmo tempo que melhorava as condições de trabalho e proporcionava maiores salários.

Taylor desenvolveu melhores métodos de trabalho (Estudo de Tempos e Movimentos, Programa de Incentivo ao Trabalhador, como participação nos lucros da empresa pelo aumento da produtividade) para permitir aos trabalhadores uma maior produtividade.

Sua pesquisa, experiências, palestras e artigos foram direcionados aos níveis operacionais mais baixos da organização e não aos níveis altos da administração.

Administração Industrial de Henri Fayol (1841 – 1925) - França

Enquanto o movimento de administração científica de Taylor estava sendo estudado, elogiado, criticado e se desenvolvendo nos Estados Unidos, Henri Fayol estava revolucionando o pensamento administrativo, na França, com seus estudos e obras, onde desenvolveu princípios que poderiam ser aplicados em toda e qualquer organização, até nas empresas atuais.

Esses princípios focalizam o processo de administração relativo ao estabelecimento de objetivos e planejamento, organização, comando, coordenação e controle de atividades, de tal forma que os objetivos organizacionais sejam atingidos.

Fayol foi o contribuinte mais famoso da Europa no campo da teoria e prática da administração até a metade do século XX (1950).

Enquanto Taylor focalizava as atividades nos níveis baixos da organização, Fayol encarava a administração sob o ponto de vista do executivo de alto nível.

PRINCÍPIOS BÁSICOS DE ADMINISTRAÇÃO DO FAYOL
Fayol desenvolveu 14 princípios gerais de administração que se aplicam a todos os tipos de organização. Eram considerados flexíveis e capazes de ir ao encontro das necessidades administrativas se usados com inteligência, experiência, capacidade de tomar decisões e senso de proporção. São eles:

01. Divisão do Trabalho: Executando somente uma parte da tarefa, um trabalhador pode produzir mais e melhor com o mesmo esforço. A especialização é a maneira mais eficiente de usar o esforço humano.

02. Autoridade e Responsabilidade: Autoridade é o direito de dar ordens e conseguir obediência. Responsabilidade é uma conseqüência de autoridade.

03. Disciplina: É necessário haver obediência às regras da organização. A melhor maneira de ter bons chefes e regras justas e claras, e bons acordos, é aplicar as sanções com justiça.

04. Unidade de Comando: Deve haver somente um chefe para cada empregado.

05. Unidade de Direção: Todas as unidades da organização devem seguir em direção aos mesmos objetivos através de um esforço coordenado.

06. Subordinação do interesse individual ao geral: Os interesses da organização devem ter prioridade sobre os interesses dos empregados.

07. Remuneração dos empregados: O salário e a compensação para os empregados devem ser justos, tanto para os empregados como para a organização.

08. Centralização: Deve haver um equilíbrio entre o envolvimento do empregado, através da descentralização, e a autoridade final do administrador, através da centralização.

09. Hierarquia: As organizações devem ter uma via de autoridade e comunicação, que vem do alto até os níveis mais baixos e deve ser seguida pelos administradores e pelos subordinados.

10. Ordem: Pessoas e materiais devem estar em lugares adequados e no tempo certo para o máximo de eficiência, isto é, um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

11. Eqüidade: É necessário bom senso e experiência para assegurar um tratamento justo a todos os empregados, os quais devem ser tratados da mesma forma.

12. Estabilidade de Pessoal: A rotatividade de mão-de-obra deve ser diminuída, para manter a eficiência da organização.

13. Iniciativa: Os empregados devem ser encorajados a desenvolver e implementar planos de melhorias.

14. Espírito de Grupo: A administração deve promover um espírito de unidade e harmonia entre os empregados, para um trabalho em grupo.


COMPARAÇÃO ENTRE AS CONTRIBUIÇÕES DE TAYLOR E FAYOL

Pontos em Comum: O conceito da “universalidade da administração”, apesar de eles partirem de pólos opostos da hierarquia organizacional.

A contribuição principal de Taylor para o campo da teoria da administração foi a ênfase dada à análise racional dos problemas, porém pouco contribuiu para os princípios específicos de administração que foram demonstrados por Fayol.

Fayol não aceitava bem a visão de Taylor, mas aceitou a contribuição dele quando compreendeu que seu trabalho completava o de Taylor.


PERSPECTIVA DA ABORDAGEM CIENTÍFICA

A abordagem científica trouxe muitos benefícios e pode ainda ser aplicada em determinados tipos de trabalho, como:

· quando o tempo é um fator crítico na realização da tarefa;
· quando o número de pessoas envolvidas é grande em relação ao espaço disponível;
· em condições de tensão ou quando está envolvida uma questão de sobrevivência (por causa do tipo de estrutura autoritária).

As teorias e princípios de Taylor e Fayol proporcionaram um aumento de produtividade, porém muitas vezes não levaram suficientemente em conta o fator humano sempre presente nas organizações.

ABORDAGEM COMPORTAMENTAL

Abordagem da administração que deu ênfase ao tratamento favorável aos empregados, em vez de só focalizar seu desempenho ou produtividade.

A abordagem comportamental é também denominada orgânica ou humanística.

Os principais defensores desse tipo de abordagem foram:
- Robert Owen: escocês proprietário de uma fábrica, socialista, pai da administração de pessoal
- Hugo Munsterberg: pai da psicologia industrial
- Max Weber: sociólogo, mostrou que a burocracia era a maneira ideal de se fazer a transição da administração de pequenas empresas para a administração profissional de empresas de grande porte.

ABORDAGEM CONTEMPORÂNEA
É uma abordagem híbrida ou síntese das abordagens científica e comportamental.


ABORDAGEM QUANTITATIVA (ou MÉTODOS QUANTITATIVOS)

Técnicas de tomadas de decisões que se utilizam de modelos matemáticos (pesquisa operacional) e comumente exige o uso de computador.

Podem ser usadas para ajudar os administradores a solucionar problemas numa grande variedade de situações administrativas, incluindo tomada de decisões e administração de operações.


ABORDAGEM SISTÊMICA

Integra todas as funções da administração, constituindo um complexo organizado de ambientes, recursos e atividades.

Um sistema é composto de:

· entrada de insumos (inputs)
· operações ou processos
· produtos (outputs)


O QUE É PLANO DE NEGÓCIOS
O plano de negócio serve para orientar o empreendedor a iniciar uma atividade econômica ou expandir o seu negócio numa tomada de decisões estratégica que minimize os riscos já identificados. Não se trata de alguma receita de bolo e não garante sucesso empresarial mas, seguramente, diminui, e muito, os riscos de fracasso ou insucesso.

O plano de negócio pode ser definido como um resumo escrito da maneira como o empreendedor pretende atingir suas metas e administrar os recursos necessários para que obtenha o sucesso desejado, transformando-o num plano de sucesso.

Empreender sem planejar é uma aventura arriscada que pode dar certo, mas é comparável a um vôo cego em noite de tempestade.

Você arriscaria o seu dinheiro e o seu futuro sem um planejamento de negócios? Intuição e capacidade gerencial são fatores indispensáveis que, quando reunidos com o conhecimento técnico, ajudam no sucesso do empreendimento.

O plano de negócio permite estruturar as principais visões e alternativas para uma análise correta de viabilidade do negócio pretendido, e ainda:


proporciona uma avaliação prévia do negócio antes de ser colocada em prática uma nova idéia, reduzindo, assim, as possibilidades de desperdiçar recursos e esforços num negócio inviável


funciona como um instrumento de solicitação de empréstimos e financiamentos junto a instituições financeiras e de busca de novos sócios e investidores


torna fácil o estabelecimento de uma vantagem competitiva que pode representar a sobrevivência da empresa


Mas por que elaborar um plano de negócio

O plano de negócio representa uma oportunidade única para o futuro empreendedor pensar e analisar todas as facetas de um novo negócio.

A experiência humana demonstra que, com exceção de alguns gênios e grandes mestres de xadrez, os demais seres humanos têm limitações para analisar situações que envolvem muitas alternativas e acabam privilegiando algumas delas em detrimento de outras eventualmente mais importantes. Esta visão parcial não-sistêmica do negócio é responsável por grande parte dos fracassos, o que a elaboração do plano de negócio pretende evitar.

Ele traz os seguintes benefícios para um negócio:

- reúne as idéias ordenadamente e permite uma visão de conjunto de todas as alternativas possíveis sobre o negócio, evitando uma visão incompleta dos problemas e decisões erradas
- impõe a avaliação de crescimento e de lucro potencial da empresa, bem como as necessidades de recursos materiais, financeiros e humanos da mesma
- examina as conseqüências de diferentes estratégias competitivas
- permite que todas as avaliações e experiências sejam realizadas com base em simulações devidamente registradas, evitando gastos desnecessários no início das operações
- trata-se de um documento básico e indispensável na atração de sócios e investidores
- funciona como uma apresentação do negócio para fornecedores e clientes
- importante ferramenta para a contratação de empregados, mostrando a correta perspectiva do negócio e as possibilidades de crescimento
- orienta-os na execução de tarefas de acordo com as diretrizes definidas para o negócio

A preparação do plano de negócio é também uma boa oportunidade para testar a motivação, o empenho e o conhecimento dos sócios, porquanto, cada um deles deve ser responsável por uma parte do planejamento no que diz respeito a sua área de atuação e as atividades pelas quais são responsáveis. Depois é só avaliar o desempenho e os resultados.

O que acontece na prática é a descoberta da diferença entre envolvimento e comprometimento, isto é, muitos sócios, antes empolgados, perdem o entusiasmo quando têm que trabalhar duro, e os experts não mostram serem tão bons quanto aparentavam...

O importante é descobrir as falhas de todos na fase de preparação do plano de negócio, e não durante a implementação do negócio ou da oportunidade o que, via de regra, gera conseqüências irremediáveis.

A preparação deste plano não é tarefa fácil, e é necessário saber conviver com frustrações quando à idéia que era aparentemente excelente se mostra inviável.


Objetivos do plano de negócio

Antes de qualquer coisa, o empreendedor deve definir o objetivo do seu plano de negócio, que não deve ser confundido com a meta do negócio, ou seja, se o plano se destina ao ordenamento das idéias e à análise do potencial e da viabilidade do empreendimento ou se vai servir para obter recursos financeiros por meio de instituições financeiras ou investidores.

No primeiro caso, ele costuma ser chamado de plano de negócio operacional, e no segundo, plano de negócio para obtenção de recursos.

Na sua essência, ele é um só,; muda só o enfoque. O plano para obter recursos contém mais detalhes no que tange aos aspectos financeiros, por exemplo.

O detalhamento deste plano depende do tipo de negócio escolhido e da oportunidade de mercado a ser explorada. Se o negócio for novo, deve ter mais explicações do que os produtos já existentes e conhecidos pelo público.

Tanto uma loja de grife quanto uma oficina mecânica e uma lanchonete fast-food operam com práticas padronizadas e procedimentos estabelecidos e conhecidos. Na maioria dos casos, isso pode ser adquirido sob a forma de franquia.
Neste caso, o plano de negócio não precisa de maiores detalhes. As informações mais importantes são as que dizem respeito à projeção de vendas e ao planejamento financeiro.

Em outros casos, por meio de estágios ou de benchmarking em outras empresas do mesmo ramo, é possível criar estratégias competitivas visando à diferenciação entre os concorrentes já estabelecidos.

Quanto mais inovador o negócio, mais difícil é convencer sócios, investidores, empregados, fornecedores e clientes da sua viabilidade. Neste caso, um bom plano de negócio é fundamental para dar a credibilidade necessária a sua aceitação, principalmente em relação à análise dos riscos e das ações para minimizá-los.


Lembretes na elaboração do plano de negócio

Na elaboração do plano de negócio, existem algumas diretrizes básicas para obter o sucesso pretendido:

1. O plano deve ser o mais conciso possível, sem comprometer o seu conteúdo e sem omitir detalhes importantes; cuidado para não "encher lingüiça" ou ser excessivamente técnico.
2. O plano deve abranger todos os pontos importantes do negócio.
3. O plano deve se concentrar na primeira etapa do desenvolvimento do negócio, isto é, definir prioridades.
4. O plano deve conter informações consistentes; evite "chutes" e divagações e consulte técnicos da área.
5. O plano deve conter projeções realísticas, isto é, evite o erro comum de projetar as vendas com base na capacidade produtiva do negócio; deve ser baseado na avaliação do mercado. Sua produção, se for o caso, deve ser projetada com base na previsão de vendas, e nunca o contrário.
6. O plano deve mostrar a capacidade empreendedora, a experiência e o conhecimento dos sócios e o comprometimento financeiro exigido pelo negócio.

Convém não esquecer que a premissa básica de qualquer plano é o correto estabelecimento de metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com horizontes temporais definidos.
Daí a probabilidade de sucesso do negócio é bastante grande.